高效招聘：利用Notion构建定制化申请人跟踪系统的全面指南
2024-10-26
在初创公司的发展过程中，招聘顶尖人才是关键的一步。一个高效的申请人跟踪系统（ATS）可以帮助您优化招聘流程，提高团队协作效率，吸引并留住优秀的人才。Notion 是一个强大的工具，能够帮助您轻松创建定制化的 ATS，无需额外的成本和复杂的设置。以下是一个详细的指南，帮助您在 Notion 中建立和利用 ATS 来加速您的初创公司成长。
一、为什么选择 Notion 作为您的 ATS
灵活性和可定制性：Notion 允许您根据公司的特定需求，自定义招聘流程和数据结构。
团队协作：实时协作功能使团队成员可以共同编辑和查看候选人信息，提升沟通效率。
集中管理：将职位描述、申请人信息和面试反馈集中在一个平台上，避免信息分散。
可视化管理：通过不同的视图（看板、表格、日历等），直观地了解招聘进展。
二、在 Notion 中创建申请人跟踪系统
1. 创建招聘数据库
新建页面：在 Notion 左侧菜单中，点击“+ 新页面”按钮，创建一个新的页面，命名为“申请人跟踪系统”或“招聘管理”。
选择数据库类型：在页面中，选择“板（Board）”视图，以看板形式展示招聘流程。
设置数据库：点击“新建数据库”，创建一个新的空白数据库。
2. 定义招聘流程阶段
编辑分组（Group）：在看板视图中，默认会有几列，代表不同的阶段。
自定义阶段：点击列的标题，重命名为招聘流程中的各个阶段，例如：
新申请（New Applicants）
初步筛选（Screening）
初次面试（First Interview）
技术测试（Technical Test）
最终面试（Final Interview）
发放 Offer（Offer Extended）
已入职（Hired）
被拒绝（Rejected）
添加或删除阶段：根据您的流程，点击“+”号添加新的阶段，或删除不需要的阶段。
3. 添加申请人信息
创建新卡片：在相应的阶段列下，点击“+”号添加新的申请人卡片。
填写基本信息：为每个申请人创建一个卡片（即数据库条目），输入申请人的姓名作为标题。
三、添加自定义属性
为了更好地管理和筛选申请人，您可以为数据库添加各种自定义属性。
1. 常用属性
招聘经理（Hiring Manager）：负责该职位招聘的人员。
属性类型：人员（Person）
职位（Role）：申请人应聘的职位名称。
属性类型：文本（Text）或选择（Select）
团队（Team）：所属团队或部门。
属性类型：选择（Select）
地点（Location）：申请人的所在地或工作地点。
属性类型：选择（Select）或文本（Text）
技能（Skills）：申请人的关键技能或专业领域。
属性类型：多选（Multi-select）
简历链接（Resume Link）：申请人的简历或作品集链接。
属性类型：URL
电子邮件（Email）：联系申请人的电子邮件地址。
属性类型：电子邮件（Email）
申请日期（Application Date）：申请人提交申请的日期。
属性类型：日期（Date）
预计入职日期（Start Date）：预计的入职日期。
属性类型：日期（Date）
来源（Source）：申请人来自的渠道，如猎头、内推、招聘网站等。
属性类型：选择（Select）
面试反馈（Interview Feedback）：面试过程中的反馈和评估。
属性类型：文本（Text）或备注（Comments）
2. 添加属性步骤
打开数据库设置：在数据库顶部，点击“属性”按钮，显示当前已有的属性。
添加新属性：点击“+ 添加属性”，选择适当的属性类型，输入属性名称。
设置属性类型：根据数据的性质，选择合适的属性类型（文本、选择、日期等）。
四、使用模板标准化面试流程
为了确保每个申请人在招聘流程中得到一致的对待，您可以创建模板来标准化面试流程和记录。
1. 创建数据库模板
打开模板菜单：在数据库的顶部，点击“⋯”按钮，选择“模板”。
新建模板：点击“+ 新模板”，为其命名，例如“面试记录模板”。
编辑模板内容：在模板页面中，您可以添加结构化的内容，如：
面试时间安排
面试官列表
面试问题清单
面试反馈表
综合评价
2. 应用模板
当您创建新的申请人卡片时，可以选择使用该模板，自动填充标准化的内容，节省时间并保持一致性。
五、创建不同的视图
Notion 数据库的强大之处在于可以创建多种视图，以不同的方式组织和查看数据。
1. 按招聘经理分组
创建新视图：点击数据库名称旁边的“添加视图”按钮，选择“板（Board）”视图。
命名视图：将新视图命名为“按招聘经理”。
分组方式：在视图设置中，将分组方式设置为“招聘经理”属性。
用途：这样您可以查看每个招聘经理负责的申请人。
2. 按来源分组
重复上述步骤，将分组方式设置为“来源”属性，了解申请人来自哪些渠道，评估招聘渠道的有效性。
3. 日历视图
创建日历视图：选择“日历（Calendar）”视图，以日期属性（如“预计入职日期”）为基础。
用途：可视化即将入职的申请人安排，方便人力资源和团队做出相应准备。
4. 表格视图
创建表格视图：选择“表格（Table）”视图，显示所有属性的详细信息。
用途：适合进行数据的全面查看和编辑，支持排序和过滤。
六、应用过滤器和排序
为了更有效地管理申请人，您可以使用过滤器和排序功能。
1. 应用过滤器
示例：仅显示“正在进行”阶段的申请人，或筛选特定职位或技能的候选人。
步骤：
点击视图顶部的“过滤器”按钮。
添加过滤条件，例如“阶段”不等于“被拒绝”。
2. 排序数据
示例：根据申请日期排序，优先处理早期申请的候选人。
步骤：
点击视图顶部的“排序”按钮。
添加排序规则，例如按“申请日期”升序排序。
七、协作与反馈
1. 团队协作
共享数据库：确保您的招聘数据库对相关团队成员可见和可编辑。
权限管理：根据需要，设置成员的访问权限，保护敏感信息。
2. 收集面试反馈
使用评论功能：在申请人卡片中，团队成员可以使用评论功能，留下面试反馈和建议。
编辑属性：在“面试反馈”属性中，记录详细的评估。
八、发布职位描述并收集申请
1. 在 Notion 中撰写职位描述
创建职位页面：为每个开放职位创建一个详细的职位描述页面，包含职责、要求、福利等信息。
美化页面：添加公司介绍、团队照片、视频等，增强吸引力。
2. 发布职位到网络
共享页面：在职位描述页面的右上角，点击“分享”按钮，启用“分享到网页”选项。
获取链接：复制公开链接，分享至公司网站、社交媒体或招聘平台。
3. 收集申请人信息
嵌入申请表单：在职位描述页面中，嵌入 Typeform、Google Forms 等在线表单，收集申请人信息。
在表单工具中创建申请表，获取嵌入链接。
在 Notion 页面中粘贴链接，选择“创建嵌入”。
步骤：
自动化流程：利用 Zapier 等工具，将表单提交的申请人信息自动添加到 Notion 数据库。
九、优化招聘流程
1. 分析数据
评估招聘渠道：通过“来源”属性，分析哪个渠道带来了更多的优质候选人。
跟踪关键指标：如每个阶段的转化率、招聘周期时间等。
2. 持续改进
调整流程：根据数据分析和团队反馈，优化招聘流程，提升效率。
更新模板和表单：确保面试问题和评估标准与时俱进，符合公司的发展需求。
十、总结
通过在 Notion 中创建一个定制化的申请人跟踪系统，您可以大大提高初创公司的招聘效率和团队协作能力。Notion 的灵活性使您能够根据公司的特定需求，调整和优化招聘流程，从而吸引和雇佣到最适合的人才。利用 Notion 的实时协作、可视化管理和数据分析功能，您的公司可以在激烈的市场竞争中脱颖而出，迈向新的高度。
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